Κινήστε τα νήματα!

Change Management

Η αλλαγή αποτελεί μέρος της πορείας και εξέλιξης του ανθρώπου τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο. Ταυτόχρονα, είναι μία διαδικασία με τις υψηλότερες εισροές αντίστασης. Στον επιχειρηματικό κόσμο, παρότι εάν η αλλαγή είναι καλά σχεδιασμένη και διατυπωμένη, μπορεί να παράγει θετικά αποτελέσματα, τα εμπλεκόμενα μέρη είναι δύσκολο να την δεχτούν, να εκτιμήσουν τι θα φέρει και τελικά ως διαδικασία να ενσωματωθεί στη λειτουργία του οργανισμού.

Σε κοινωνικό επίπεδο, είτε συνειδητά είτε ασυνείδητα ή υποσυνείδητα, οι άνθρωποι είναι σε συνεχή αλληλεπίδραση μεταξύ τους και οι σχέσεις που αναπτύσσονται βρίσκονται σε μόχλευση. Σαφώς το ίδιο συμβαίνει και στο επαγγελματικό περιβάλλον στο οποίο, μάλιστα, δεν επιλέγουμε με ποιους ανθρώπους θα συνεργαστούμε αλλά καλούμαστε να αναπτύξουμε επαγγελματικές σχέσεις οι οποίες στηρίζονται σε διαφορετικό εθνικό, πολιτισμικό, γνωστικό κ.ά. υπόβαθρο. Ο καθένας από εμάς είναι μοναδικός με διαφορετικό σύνολο αξιών, ηθών και πεποιθήσεων. Αυτή η πολυπλοκότητα και η ποικιλία αντικατοπτρίζεται στην καθημερινή εργασιακή ζωή και πορεία.

Η εικόνα και η συμπεριφορά ενός οργανισμού αντανακλά την κοινωνική δομή των εργαζομένων που βρίσκονται στους κόλπους του. Οι άνθρωποι αποτελούν τα πιο σημαντικά στοιχεία για το ενεργητικό μίας επιχείρησης καθώς είναι εκείνοι που σχεδιάζουν, υλοποιούν, διατηρούν άλλα και θέτουν σε τέλμα τη ζωή ενός οργανισμού. Οι δυνάμεις που επηρεάζουν τη λειτουργία των επιχειρήσεων, σαφώς ασκούν επίδραση και στο πώς διαμορφώνονται οι εργασιακές σχέσεις. Αυτές οι δυνάμεις μπορεί να αφορούν τον εθνικό και διεθνή ανταγωνισμό, την εξέλιξη της τεχνολογίας, την ανεργία, την έλλειψη δεξιοτήτων, την στροφή σε διαφορετικό μοντέλο εργασίας, την κινητικότητα των ίδιων των εργαζομένων κ.ά οι οποίες με τη σειρά τους κινούν τα νήματα μίας μικρής ή μεγάλης αλλαγής που πρόκειται να συμβεί. Είναι αξιοσημείωτο ότι ο Dave Ulrich θεωρεί πως οι λειτουργίες του ανθρώπινου δυναμικού είναι συνδεδεμένες με την επιχειρηματική στρατηγική, τη διαδικασία οργάνωσης και αναδιοργάνωσης και επίσης, σχετίζονται ως προς τους εργαζομένους με τη διαχείριση της αλλαγής.

Η «ΔΙΟΙΚΗΣΗ» ΤΗΣ ΑΛΛΑΓΗΣ
Υποστηρίζεται ότι αρκετοί οργανισμοί αποτυγχάνουν να αλλάξουν καθώς δεν λαμβάνουν υπόψη ποιες είναι οι ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού τους και πώς κατά επέκταση οι ανάγκες αυτές συνδέονται με τους στόχους της αλλαγής. Το να δοθούν σαφείς απαντήσεις σε ερωτήματα όπως:

• Ποια είναι τα γνωρίσματα των μελών της ομάδας;
• Ποιο είναι το προφίλ της ομάδας βάσει ποιοτικών και ποσοτικών κριτηρίων;
• Τι χρειάζεται προκειμένου η εκάστοτε ομάδα να ανταποκριθεί θετικά στην αλλαγή;
• Με ποιον τρόπο ο Leader της ομάδας θα συμβάλλει σε αυτή την κατεύθυνση;

μπορούν να συνδράμουν καθοριστικά στην επιτυχή έκβαση της αλλαγής. Το πιο ουσιώδες, ωστόσο, είναι ότι η διαχείριση της αλλαγής χρειάζεται σαφή καθορισμό στόχων και αποτελεσμάτων, κατάλληλες ενέργειες και παρακολούθηση σε όλη τη διάρκεια. Σε καμία περίπτωση δεν απαιτείται έλεγχος, με τη στενή έννοια του όρου, καθώς τότε θα υπάρξουν μη παραγωγικές συνέπειες. Ακόμα και αν οριστεί υπεύθυνος για την επίβλεψη των αλλαγών, Change Agent όπως συχνά καλείται, σκοπός του είναι να διαχειρίζεται τη σταδιακή υλοποίηση του προγράμματος αλλαγής μέσα στην εταιρεία, σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα, και όχι να ασκεί έλεγχο για την πορεία της διαδικασίας. Στο πλαίσιο αυτό, καταλυτικός είναι ο ρόλος προγραμμάτων επιμόρφωσης με βιωματική εκπαίδευση αλλά και μελέτες περιπτώσεων, τα οποία σχεδιάζονται βάσει των αναγκών που έχουν καταγραφεί.

Σε θεωρητικό υπόβαθρο, το change management φέρνει τους ανθρώπους μαζί έτσι ώστε να ευθυγραμμιστούν προς την επίτευξη της αλλαγής. Πρακτικά, όμως, η διαχείριση της αλλαγής εμπλέκει στο τελικό στάδιο τα συμβαλλόμενα μέρη τα οποία μπορεί μην συμφωνούν με τις αποφάσεις που έχουν οδηγήσει στην αλλαγή και έτσι, μεγιστοποιείται η πιθανότητα αντίστασης και ο βαθμός αποτυχίας. Από αυτό πηγάζει ένας καίριος προβληματισμός βάσει του οποίου το κυριότερο εμπόδιο/πρόκληση δεν είναι η διαχείριση αυτή καθεαυτή της αλλαγής αλλά η ευθυγράμμιση γύρω από τους στόχους, τη στρατηγική, τα εργαλεία και τις μεθόδους. Η προσέγγιση για όλο αυτό αναφέρεται ως διακυβέρνηση/διοίκηση (governance) και ενθαρρύνει την ουσιαστική δέσμευση όλων των εμπλεκόμενων μερών.

Η διαχείριση από την πλευρά της επικεντρώνεται στο «ποιος» και στο «πώς», η διακυβέρνηση αντίστοιχα προσθέτει το «τι» και το «γιατί». Η διακυβέρνηση προηγείται της διαχείρισης καθώς ακουμπά περισσότερα στρατηγικά ερωτήματα, εξετάζει όλα τα στάδια του κύκλου ζωής του έργου αλλαγής και «φοράει επιχειρηματικό καπέλο». Για αυτό τον λόγο, δεν είναι ένα on-off γεγονός. Χρειάζεται συνεχή πειθαρχία που οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις, ευθυγράμμιση με τις προτεραιότητες των επιχειρήσεων και πιο βαθιά εμπλοκή από τα μέρη. Το change governance καλείται να απαντήσει σε ερωτήματα όπως:

• Τι προσπαθούμε να επιτύχουμε;
• Ποια είναι η καλύτερη στρατηγική;
• Ποια είναι τα εμφανή και αντίστοιχα τα μη εμφανή αποτελέσματα της αλλαγής στις διάφορες ομάδες και στο υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό αλλά και διαδικασίες;
• Ποια είναι η «σωστή» ισορροπία μεταξύ της συγκέντρωσης και της τυποποίησης έναντι του τυπικού ελέγχου;
• Με ποιο τρόπο η αλλαγή θα αποβεί ως «νίκη» τόσο για τους ανθρώπους που θα επηρεαστούν όσο και για τον οργανισμό;
• Τι θα μπορούσε να πάει στραβά και πώς μπορούμε να το προβλέψουμε και κυρίως να το αποφύγουμε;
• Πώς θα διαχειριστούμε την εφαρμογή της αλλαγής αλλά και τη συνεχή λειτουργία και εξέλιξη;
• Πώς η συγκεκριμένη πρωτοβουλία συνδέεται με άλλες πρωτοβουλίες κατά μήκος του οργανισμού;
• Πώς πρόκειται να αξιολογήσουμε την επιτυχία;

ΕΚ ΤΟΥ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΟΣ
Οι μεθοδολογίες που αφορούν τη διαχείριση αλλαγών ενσωματώνονται σε πολλές διαδικασίες, όπως η διαχείριση έργων, οι διαδικασίες διασφάλισης ποιότητας ή διαχείρισης στόχων. Ένα αποτέλεσμα συνέργειας ως αποτέλεσμα αυτής της ενσωμάτωσης αναμένεται να μειώσει το επίπεδο γραφειοκρατίας στην πορεία λήψης αποφάσεων των αλλαγών στις εισροές.

Παράλληλα, μεγάλη αξία φέρει το γεγονός όσοι είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή των αλλαγών, να είναι σε θέση να κατευθύνουν όλη τη διαδικασία μετάβασης ή να αποδυναμώσουν τυπικές προκλήσεις που προέρχονται από οργανωτικές δομές ή ανθρώπους που εμπλέκονται στις πεπραγμένες ή μελλοντικές αλλαγές.

http://www.hrpro.gr